Le temps est une denrée rare chez les avocats. Entre deux dossiers urgents, il faut faire tourner la boutique, soigner les clients existants et en acquérir de nouveaux pour assurer la pérennité du cabinet.
Parmi les supports les plus utilisés en matière de business développement, les pitchs et présentations clients sont souvent réalisés en urgence, à partir de précédents, de brochures et plaquettes parfois obsolètes. Bref, entre deux dossiers, la préparation d’un pitch peut rapidement s’avérer compliquée.
Dans cette course contre la montre, il est un outil qui peut simplifier cet exercice et permettre aux avocats de gagner du temps.
Nous vous livrons, ci-après, quelques conseils pour réaliser un support multiusage, prêt à être dégainé rapidement, sans trop d’efforts.
Conseil n°1 : Choisissez le bon format
Il est fréquent qu’il soit fait recours à des documents sous différents formats pour les pitchs, présentations clients, brochures et plaquettes d’un même cabinet. La multiplication des supports multiplie le temps nécessaire à la mise à jour. Par manque de temps, la mise à jour n’est pas aussi régulière qu’elle devrait l'être et l’on finit par utiliser des supports obsolètes et incomplets. Tout ceci ne rend pas la tâche facile à qui doit « sortir un pitch » en quelques heures, aller à la pêche aux informations pour les mettre à jour et combiner différents contenus en un seul.
Parfois même, les brochures et plaquettes sont réalisées à l’aide d’un logiciel technique. Dans ce cas, pas de mise à jour possible sans l’intervention de la personne qui a été formée en interne à l’outil, ou encore du prestataire externe mandaté pour l’occasion. Cette dépendance à un outil technique, une personne ou un prestataire, complique grandement le processus.
Il est pourtant un outil, accessible et efficace, qui peut être utilisé pour vos pitchs, présentations clients, brochures et plaquettes, bref, un outil à tout faire : PowerPoint.
Son avantage principal réside dans le fait qu’il permet de préparer les contenus à l’avance, et de déplacer et supprimer les slides en fonction de vos besoins.
L’outil permet, en outre, d’introduire des éléments visuels qui faciliteront la compréhension de vos contenus par vos lecteurs.
Certes, PowerPoint ne permet pas de s’engager dans une prose fournie, mais tel n’est pas l’objectif qui est, ici, de convaincre rapidement des personnes qui, elles aussi, manquent cruellement de temps.
Ainsi, à partir d’une matrice complète, et qui - critère important - sera le seul support à mettre à jour, il sera possible de moduler vos contenus en fonction de vos cibles, circonstances et objectifs.
Conseil n°2 : Respectez votre identité de marque
Il parait évident que votre matrice devra reprendre les éléments identitaires de votre marque, qu’il s’agisse des éléments visuels ou éditoriaux.
Pourtant, il n’est pas rare dans ce domaine que des aménagements soient faits : une police plus basique utilisée, un logo placé sans respecter les indications précises de la charte graphique ... . A chaque pratique du cabinet, son modèle qui, au fil du temps, ne respectera plus beaucoup l’identité visuelle du cabinet.
Côté éditorial, les aménagements sont également fréquents, notamment pour répondre aux besoins spécifiques énoncés dans les appels d’offre. Les mots clés du cabinet se diluent, pour finir par se perdre.
Il est pourtant important que votre identité soit respectée. Il en va de la crédibilité de votre marque, de son image. Un traitement rigoureux de ces sujets reflètera la qualité de votre offre de services.
Concernant l’identité visuelle, une matrice avec une multitude de masques vous permettra de garder la cohérence nécessaire et de vous adapter à chacun de vos besoins. Il faudra, bien sûr, avoir défini vos besoins précis en amont pour que vous puissiez disposer des slides nécessaires, en avance de phase.
Conseil n°3 : Définissez une structure efficace
Il n’existe pas de modèle unique en la matière. Il est possible de partir du général pour aller vers le particulier, dans une logique d’entonnoir. Ainsi, la matrice commencera par une présentation générale du cabinet pour aller vers votre offre précise à un client sur un sujet donné.
Il est également envisageable de raisonner dans le sens inverse, quoique peu intuitif chez les juristes, et partir du particulier pour aller vers le général. Ainsi, vous répondrez immédiatement à la question principale que se pose votre prospect : pourquoi faire appel à vous plutôt qu’à un autre cabinet ? Vous déclinerez, ensuite, votre raisonnement pour apporter les « preuves » venant à l’appui de votre argumentaire.
Un sommaire peut être utile pour comprendre votre approche, surtout si votre support est étoffé.
Le titre de vos slides n’est pas anodin. Beaucoup d’avocats font le choix de la neutralité en la matière : notre cabinet, notre offre etc … . Il est toutefois possible de prévoir des titres plus personnalisés qui participeront à l’articulation de votre argumentaire.
Enfin, placer des annexes en fin de document permettra à votre prospect de se concentrer sur l’essentiel, tout en pouvant se référer aux détails, s’il le souhaite.
Conseil n°4 : Mettez-vous à la place de la personne à laquelle vous vous adressez
Concernant votre contenu, il est recommandé de vous mettre à la place de la personne à laquelle vous adressez votre document et d’imaginer les questions auxquelles elle souhaite obtenir des réponses, si toutefois celles-ci ne sont pas déjà formulées expressément :
Qui êtes-vous – qui sont les membres de votre équipe - qui seront mes interlocuteurs - qui puis-je contacter si j’ai une question ?
Quels services proposez-vous – quelle est votre expérience sur tel ou tel sujet ?
Qui sont vos clients – ont-ils le même profil que moi - quelle est votre expérience avec eux ?
Quelles sont vos méthodes - quelles sont vos valeurs - quels outils utilisez-vous - quelle est votre organisation - êtes-vous classé/référencé - que disent vos clients de vous ?
Quel est le prix de vos services - quel budget dois-je prévoir - comment est-il calculé - comment se passe la facturation ?
Dans le cadre d’un pitch, il est fréquent que vous deviez répondre à des questions spécifiques, telles que le nombre d’avocats au sein de votre cabinet, votre expérience sur tel sujet, ou encore les outils technologiques que vous utilisez etc.
Il sera, en tout état de cause, utile de préparer vos slides en amont afin de disposer de toutes les informations nécessaires. Le moment venu, il ne s’agira que de sélectionner les slides pertinentes et personnaliser le contenu en fonction de la cible.
Concernant vos descriptifs et biographies, harmonisez vos contenus sur tous vos supports et canaux pour éviter les incohérences qui pourraient nuire à votre image.
Concernant vos expériences, dont la liste évolue beaucoup plus rapidement que les contenus éditoriaux du cabinet, il sera utile de maintenir à jour une liste de vos expériences. Celle-ci sera utilisée, entre autres, pour agrémenter vos slides d’expériences pour vos présentations et pitchs, et pour bien d’autres choses encore.
Conseil n°5 : Prêtez attention aux considérations légales et réglementaires
En tant qu’avocats, vous êtes soumis à un cadre réglementaire précis pour tout ce qui concerne votre « publicité », laquelle inclut notamment les brochures, plaquettes, présentations clients et pitchs.
L’article 10.1 al 3 du Règlement Intérieur National (RIN) dispose ainsi que : « La publicité personnelle s’entend de toute forme de communication destinée à promouvoir les services de l’avocat. ».
L’article 10.1 al 4 du RIN prévoit, en outre, que : « La sollicitation personnalisée, qui est un mode de publicité personnelle, s’entend de toute forme de communication directe ou indirecte, dépassant la simple information, destinée à promouvoir les services d’un avocat à l’attention d’une personne physique ou morale déterminée. »
Ainsi, qu’il s’agisse d’une brochure, d’une plaquette, d’une présentation client ou d’un pitch, « [l]’avocat doit, dans toute communication, veiller au respect des principes essentiels de la profession, faire état de sa qualité et permettre, quel que soit le support utilisé, de l’identifier, de le localiser, de le joindre, de connaitre le barreau auquel il est inscrit, la structure d’exercice à laquelle il appartient et, le cas échéant, le réseau dont il est membre » (article 10.2 du RIN).
Au-delà des mentions obligatoires, ci-dessus énoncées, certaines mentions facultatives sont réglementées, comme l’utilisation des termes « spécialiste », « spécialisé », « spécialité », et « spécialisation ». Certaines mentions sont, en outre, prohibées (voir article 10.2 du RIN).
En ce qui concerne le nom des clients, celui-ci est couvert par le secret professionnel et ne pourra donc pas être mentionné dans vos plaquettes, brochures et présentations. Toutefois, l’article 2.2 du RIN précise que « [d]ans les procédures d’appels d’offres publics ou privés et d’attribution de marchés publics, l’avocat peut faire mention des références nominatives d’un ou plusieurs de ses clients avec leur accord exprès et préalable ».
Par ailleurs, concernant les « sollicitations personnalisées », l’article 10.3 al 4 du RIN prévoit notamment que : « La sollicitation personnalisée précise les modalités de détermination du coût de la prestation laquelle fera l’objet d’une convention d’honoraires ». Aussi, faudra-t-il prévoir ces éléments dans vos pitchs.
Enfin, en fonction de la forme juridique de votre cabinet, vous serez peut-être soumis au droit commun des sociétés et devrez faire mention, sur tous vos documents, de certaines informations telles que la forme de votre société, le montant de votre capital social, le lieu d’immatriculation, le numéro de SIREN, et l’adresse du siège social de votre cabinet.
La matrice Powerpoint est un outil très utile, relativement facile à mettre en place et à mettre à jour, qui vous permettra de gagner un temps précieux dans le cadre de vos actions de business développement.
Nous pouvons vous conseiller et vous accompagner dans la mise en place de votre nouveau support multifonctions au sein de votre cabinet.
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