De nombreux mythes existent autour des classements des cabinets d’avocats d'affaires. Cela résulte principalement d’une certaine méconnaissance des processus et du manque de données précises sur leurs effets sur l’image des cabinets.
S’en suivent de nombreuses interrogations : Est-ce-gratuit ou payant ? Les classements sont-ils opérés sur la base d’informations objectives, telles que des données chiffrées ? Les informations transmises risquent-elles d’être diffusées ? Est-ce vraiment utile ? - doublées d'une certaine méfiance, en particulier de la part de ceux qui ne disposent pas, en interne, d’un service dédié et rompu à l’exercice.
Pourtant, de nombreux cabinets d’avocats d'affaires se prêtent, année après année, à l’exercice, et mettent en avant leurs classements et récompenses sur leurs site internet et documents de marketing.
Sur le marché ultra-concurrentiel des cabinets d’avocats d'affaires, il est difficile d’ignorer que ces classements peuvent leur permettre de mettre en avant leur expertise et se distinguer de leurs concurrents. Ils peuvent, ainsi, avoir une certaine influence, non seulement sur leurs clients et prospects, au moment du choix d'un cabinet, mais également sur les futures recrues, dont ils s’arrachent les talents, ou encore en interne, en valorisant les équipes concernées.
Nous proposons de vous livrer ci-après quelques conseils pour aborder cette nouvelle saison avec davantage de clés et vous aider à saisir les opportunités qui se cachent derrière l'exercice des submissions.
Conseil n° 1 : An-ti-ci-pez
La règle d’or en la matière est d’anticiper l’exercice en mettant en place quelques outils et en réalisant quelques actions qui vous aiderons à lisser vos efforts pour que, le moment venu, ce ne soit pas la panique :
mettez à jour vos listes d’expériences au fil de l’eau ;
validez les descriptifs (vous-même ou auprès du responsable concerné) ;
n’oubliez pas de faire cet exercice en anglais aussi ;
choisissez les questionnaires/submissions auxquels vous souhaitez répondre en fonction de votre positionnement sur votre marché et de vos objectifs stratégiques ;
abonnez-vous aux newsletters ou faites-vous connaître auprès des éditeurs des annuaires et guides de classements qui sont pertinents pour votre positionnement ;
notez les dates butoirs à l’avance dans votre calendrier ;
obtenez une version vierge des questionnaires et documents à remplir ;
mettez à jour vos listes et documents en fonction des informations demandées dans les questionnaires/documents à remplir, car cela change un peu tous les ans.
Conseil n° 2 : Planifiez
Une planification efficace requiert une connaissance précise des processus. Quoique chaque submission ait un processus un peu différent, il existe des points communs entre plusieurs d’entre elles.
Il vous faudra (quasi) immanquablement remplir un questionnaire et fournir une liste de referees.
Le questionnaire
Le questionnaire rassemble dans un même document et pour une période donnée :
des données objectives sur le cabinet (nombre d’avocats, de salariés, de femmes parmi les associés etc...) ;
une synthèse des événements principaux du cabinet ; et
les dossiers phares du cabinet.
L’on comprend, dès lors, l’importance de disposer de données complètes et à jour concernant le cabinet et son activité.
Il faudra réfléchir, et vous accorder avec vos associés, le cas échéant, sur un angle d’approche, et soigner particulièrement le descriptif de vos dossiers.
Les referees
Les referees peuvent être, en fonction des submissions, des clients et/ou des pairs avec lesquels vous avez travaillé pendant la période écoulée. Les personnes que vous choisirez seront interrogées par un membre de l’équipe de l’éditeur (le plus souvent par email) sur différents points concernant les services que vous leur avez délivrés.
Le choix des referees ne doit pas être fait à la légère. Leurs commentaires contribuent pour une large part aux classements et peuvent même être publiés sur le site de l’éditeur (quoique l’identité des auteurs n'y soit généralement pas révélée).
Il vous faudra donc :
sélectionner vos referees avec attention ;
prendre contact avec eux - AVANT - de les inclure dans toute liste ;
les informer quand ils seront susceptibles d’être contactés par l’éditeur ; et
les remercier d’avoir participé à l’exercice et les tenir au courant des résultats.
Conseil n° 3 : Suivez les instructions
Chaque questionnaire étant différent, il est important de suivre les instructions et de répondre aux questions posées.
Si vous ne connaissez pas la réponse à certaines questions, mieux vaut ne rien répondre que de répondre à côté.
Si les instructions ne sont pas claires, n’hésitez pas à demander des précisions aux éditeurs. Ils sont généralement joignables et ravis de répondre à vos questions.
Prêtez une attention particulière à vos dossiers
La mention du nom des clients est règlementée par le Règlement Intérieur National.
Par ailleurs, dans certaines submissions, une distinction est faite entre les dossiers confidentiels dont il ne sera pas fait mention sur le site/la publication de l’éditeur, et ceux pouvant être mentionnés.
En cas de doute, abstenez-vous d'inscrire toute information que vous n’êtes pas certain d’être en droit de mentionner.
Conseil n° 4 : Bloquez le temps nécessaire pour respecter les dates butoirs
Maintenant que vous avez une meilleure idée des étapes, il ne faut pas négliger le temps nécessaire à la rédaction et la validation des documents, d’autant que l’un des critères d’évaluation utilisé pour le classement des cabinets est leur capacité à respecter la date butoir fixée.
Certaines submissions sont en anglais. Pensez à rédiger, ou traduire / faire traduire, vos informations.
Certaines informations étant « délicates », mieux vaut être certain de votre processus interne de validation et prévoir des délais larges, d’autant que la date butoir d'une submission peut tomber pendant les vacances du décisionnaire/de la personne qui la valide.
Il est possible que les referees que vous avez choisis ne répondent pas favorablement à votre demande ou ne le fassent pas dans les délais impartis. Il faudra prévoir suffisamment de temps pour un plan B.
Si vous avez des difficultés et que vous savez que vous ne pourrez pas respecter la date fixée, mieux vaut contacter les éditeurs dès que possible pour obtenir un délai.
Conseil n° 5 : Profitez des vertus cachées de l'exercice
Excellent exercice de gestion de projet, les submissions ont, en outre, quelques vertus cachées :
elles forcent à consigner méticuleusement des informations qui seront nécessaires pour avoir une vision d’ensemble et synthétisée de votre positionnement ;
les informations rassemblées vont servir, pour la plupart d’entre elles, pour toutes vos submissions et même pour vos pitchs ; et
elles sont l’occasion de demander un retour d'expérience à vos clients, voire même de mettre en place un processus structuré en la matière.
La saison 2022 est lancée !
Nous pouvons vous conseiller et vous accompagner dans la gestion et la rédaction de vos submissions, en français et en anglais.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande d’information, ainsi que pour toute question.
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